1件2時間の作業が、数分になりました。業務に合わせて作る、自動化アプリ。

出店の申し込みはGoogleフォームで受けたい。ところが写真の欄を付けると、Googleアカウントを持つ人しか開けません。そのため写真だけ別にメールで送ってもらいます。消防に出す配置図は、店の名前と届いた写真をパワーポイントに貼って作る。保健所に出す一覧表は、回答のスプレッドシートから要る列だけを間引いてエクセルに転記する。出店者への連絡は、またメールです。1件のイベントで、4つのツールを行き来していました。

私は、道具を選び直す前に仕事の順番を引き直し、受付から書類までを一本の流れにすることを提案しました。質問はGoogleフォームの12問のまま。変えたのは、受けたあとの手間だけです。フォームは画面から発行し、出店者はログインなしで写真ごと申し込めます。届いた内容は表で並び、消防の配置図PDFと保健所の一覧表が、数クリックで出ます。一斉連絡も同じ画面からです。貼り付けも、転記もありません。

相談したその日のうちに、実際の受付で使い始めました。作るものを、出店者の画面、管理の画面、フォームを作る画面の3つに絞ったからです。今も使いながら直し続けています。

図面には、工事名、所在地、設計者や担当者の名前、電話番号、印が載っています。外部に渡す前に、そこだけを消す必要があります。ある物件の図面一式は100ページを超え、消す箇所は数千、印は全ページに押されていました。図面の文字がそのまま取り出せる状態なら、市販ソフトにも、指定した語句をまとめて消す機能（墨消しといいます）があります。それでも、何を消すかを探して全ページを目で送るのに1時間、検索に掛からない印を1つずつ塗るのに30分。1件あたり2時間が残ります。

私は、人が探して塗るという段取りをやめ、機械が候補を出して、人は選ぶだけにすることを提案しました。開くと、消す候補が並びます。名前、電話番号、住所、工事名、全ページに押された印。チェックを付けると、同じものが全ページから消えます。黒い四角を上に置くのではなく、文字そのものを図面から取り除きます。あとから検索しても、コピーしても出てきません。

道具はそのパソコンの中だけで動きます。ネットにつながっていなくても動き、図面の中身はAIにもクラウドにも送っていません。だから図面は外に出ません。

1件分が数分になりました。いまも実際の図面で確かめながら、直し続けています。

アルバイトの管理をエクセルに書きためていました。日ごとに誰が出たかを追い、一人ずつ時間と時給と交通費を計算して、渡す額を出す。当日の欠員や交代も起きます。そのたび手で直すので、計算の食い違いが残っていました。

私は、表の直し方ではなく、そもそも何と何を別々に分けておくか、という仕事の組み立てから提案しました。イベントと人を別々に持ち、日付でつなぐ。イベントを直せば、その日に出た人全員に伝わります。人の入れ替えは、その日の顔ぶれを差し替えるだけです。入力の画面も、実際の段取りの順に並べ替えました。いつからいつまで、どの曜日と決めれば日がまとめて並び、前の日の顔ぶれをそのまま写せます。

金額は入れた時点で出ます。未払いはチェック1つで支払済になり、支払い明細はPDFになってメールまで届きます。イベント11件、支払い105万円分の実データを移し替え、金額が一円も違わないことを確認しています。